Guia de preparação para garantir um processo rápido, organizado e eficiente
Para que a implantação e o treinamento do módulo Financeiro – Contas a Pagar ocorram de forma fluida, é essencial que sua clínica/empresa prepare algumas informações previamente.
Esses dados permitirão configurar corretamente o sistema, padronizar processos e garantir que os lançamentos financeiros já sejam iniciados com consistência e segurança.
Abaixo segue a lista completa do que precisamos:
1. Lista de Fornecedores
Utilizada para cadastrarmos todos os parceiros com os quais a empresa mantém relações comerciais.
Importante incluir:
- Nome/Razão Social
- CNPJ
- Nome fantasia (se houver)
- Endereço
- Telefone/WhatsApp
- E-mail para recebimento de notas e cobranças
- Tipo (Fornecedor, Profissional, Prestador de Serviço etc.)
2. Lista de Locais / Centros de Custo
Os Centros de Custo ajudam a organizar despesas por setores ou unidades da empresa.
Exemplos: Recepção, Consultórios, Exames, TI, Administração, Unidade Matriz, Filial etc.
O que precisamos:
- Nome de cada centro de custo
- Se pertence à Matriz ou Filial (quando aplicável)
Caso já exista um padrão contábil na empresa, é recomendável seguir o mesmo padrão no Biodata.
3. Plano de Contas Financeiro
O Plano de Contas é a base da gestão financeira. Ele permitirá classificar cada despesa corretamente.
Informações necessárias:
- Estrutura atual do Plano de Contas (se já existir)
- Contas sintéticas e analíticas
- Divisão por grandes grupos (Ex.: Despesas Operacionais, Despesas Administrativas, Custos Assistenciais, Tributos etc.)
- Códigos das contas (opcional, mas recomendado)
Se a empresa não possuir um Plano de Contas, podemos sugerir um modelo padrão.
4. Regras de Repasse Médico (quando aplicável)
Caso a clínica trabalhe com repasse para profissionais, precisamos entender a política aplicada.
Informações necessárias:
- Percentual padrão de repasse por profissional ou grupo de profissionais
- Regras específicas:
- Repasse por procedimento
- Retenções
- Impostos
- Critérios diferenciados por convênio ou particular
- Datas de pagamento
- Formato atual de cálculo (se houver)
Essas informações serão aplicadas no módulo de repasse dentro do Biodata.
5. Contas Bancárias para Cadastro
Para configurar o financeiro e permitir conciliação bancária, é necessário cadastrar todas as contas utilizadas pela empresa.
Informações necessárias:
- Banco
- Agência
- Conta
- Tipo (Corrente, Aplicação etc.)
- CNPJ da empresa vinculado
- Nome da conta (rótulo interno para organização)
6. Cartões e Percentuais de Taxas
Para empresas que utilizam máquinas de cartão, precisamos configurar no Biodata os percentuais de taxas cobradas.
Informações necessárias:
- Nome da operadora (Cielo, Rede, Stone etc.)
- Taxa de débito (%)
- Taxa de crédito à vista (%)
- Taxa de crédito parcelado (%)
- Taxas diferenciadas por bandeira (se houver)
- Taxas de antecipação (caso utilize)
Essas informações ajudam na conciliação e na apuração correta dos valores líquidos.
Resumo – Checklist
Antes do treinamento:
✔ Lista de Fornecedores
✔ Lista de Centros de Custo
✔ Plano de Contas Financeiro
✔ Regras de Repasse Médico (quando aplicável)
✔ Dados das Contas Bancárias
✔ Informações de Cartões e Taxas