Apresentação
O Painel de Vacinação foi criado para ajudar a clínica a acompanhar, de forma simples e visual, a situação vacinal dos pacientes.
Com ele, é possível identificar pacientes com vacinas atrasadas, vacinas planejadas, vacinas já aplicadas e vacinas aplicadas sem planejamento anterior.
O painel também ajuda a equipe a organizar ações de convocação, campanhas de vacinação, contato com pacientes e acompanhamento da carteira vacinal.
Este manual foi feito para orientar o uso do painel no dia a dia, sem necessidade de conhecimento técnico.
1. Finalidade do painel
O objetivo principal do Painel de Vacinação é responder a uma pergunta prática:
Quem precisa ser chamado, para qual vacina, em qual unidade e com qual prioridade?
A partir dos filtros e indicadores, o usuário consegue localizar grupos de pacientes para ações como:
- convocar pacientes com vacinas atrasadas;
- acompanhar vacinas planejadas;
- identificar pacientes com calendário vacinal incompleto;
- separar pacientes por vacina, unidade, convênio, bairro ou faixa etária;
- visualizar o histórico vacinal de um paciente específico;
- gerar listas para contato, ligação, WhatsApp ou conferência interna;
- apoiar campanhas comerciais e operacionais de vacinação.
O painel não substitui a avaliação da equipe responsável pela vacinação. Ele organiza as informações para facilitar a tomada de decisão e o contato com os pacientes.
2. O que o painel mostra
O painel apresenta informações sobre a situação vacinal dos pacientes, permitindo visualizar:
- total de registros encontrados;
- total de pacientes únicos;
- vacinas atrasadas;
- vacinas planejadas;
- vacinas aplicadas;
- vacinas aplicadas sem planejamento;
- pacientes com contato cadastrado;
- pacientes sem contato cadastrado;
- distribuição por vacina;
- distribuição por status;
- pacientes encontrados conforme os filtros;
- detalhes do histórico vacinal de cada paciente.
Também é possível identificar informações importantes para a abordagem, como:
- convênio;
- bairro;
- sexo;
- faixa etária;
- unidade preferencial;
- última unidade utilizada;
- unidade onde a vacina foi aplicada;
- ocupação do pai;
- ocupação da mãe;
- profissão do paciente;
- encaminhador, quando informado.
3. Conceitos importantes
Antes de usar o painel, é importante entender alguns conceitos.
3.1 Vacina atrasada
É uma vacina que estava prevista para o paciente, mas ainda não foi registrada como aplicada dentro do prazo esperado.
Esse grupo costuma ser a principal prioridade de convocação.
Exemplo de uso:
Status: Atrasada
Vacina: GRIPE
Com esse filtro, o painel mostra os pacientes com vacina de gripe atrasada.
3.2 Vacina planejada
É uma vacina prevista para uma data futura ou programada no calendário do paciente.
Esse grupo ajuda a clínica a trabalhar de forma preventiva, organizando convocações antes do atraso.
Exemplo de uso:
Status: Planejada
Data inicial e data final: próximo mês
Com esse filtro, a equipe consegue visualizar pacientes que precisarão ser chamados em breve.
3.3 Vacina aplicada
É uma vacina que estava no planejamento do paciente e foi registrada como aplicada.
Esse status ajuda a acompanhar o que foi executado em relação ao que estava previsto.
3.4 Vacina aplicada sem planejamento
É uma vacina que foi aplicada, mas que não fazia parte de um planejamento anterior do paciente.
Essa informação é útil para entender aplicações avulsas, oportunidades comerciais e histórico real de vacinação.
3.5 Unidade da aplicação
Mostra a unidade onde aquela vacina específica foi aplicada.
Esse campo aparece apenas quando a vacina já foi aplicada.
Quando a vacina ainda está planejada ou atrasada, a unidade da aplicação pode aparecer como:
Não informado
Isso é normal, pois a aplicação ainda não aconteceu.
3.6 Unidade preferencial
A unidade preferencial é a unidade onde o paciente mais teve vacinas aplicadas.
Ela ajuda a entender com qual unidade o paciente tem maior vínculo.
Exemplo:
Se um paciente tomou mais vacinas na unidade Cohajap, a unidade preferencial dele será Cohajap.
Esse filtro é muito importante para organizar listas por equipe ou por unidade.
3.7 Última unidade utilizada
Mostra a última unidade onde o paciente teve uma vacina aplicada.
Esse campo ajuda a entender onde ocorreu o contato mais recente do paciente com o serviço de vacinação.
3.8 Não informado
Quando algum campo não estiver preenchido no cadastro ou no histórico, o painel poderá mostrar:
Não informado
Isso não significa erro no painel. Significa apenas que aquela informação não estava preenchida na base.
4. Área de filtros
A área de filtros serve para refinar a visualização do painel.
Ao aplicar filtros, todos os cards, gráficos, rankings e tabelas são atualizados conforme a seleção feita.
4.1 Buscar paciente
O campo de busca permite localizar pacientes por informações como:
- nome;
- código;
- telefone;
- celular;
- bairro.
Esse campo é útil quando o usuário quer localizar rapidamente um paciente específico.
Exemplo:
Digite parte do nome do paciente para encontrá-lo na lista.
4.2 Status
O filtro de status permite selecionar a situação vacinal desejada.
Opções comuns:
- Atrasada;
- Planejada;
- Aplicada;
- Aplicada sem planejamento.
Exemplo de uso:
Para gerar uma lista de convocação, selecione:
Status: Atrasada
4.3 Vacina
O filtro de vacina permite selecionar uma vacina específica.
Exemplos:
- GRIPE;
- QDENGA;
- MENINGITE ACWY;
- HPV;
- HERPES ZOSTER;
- VSR;
- DTPA.
Esse filtro é essencial para campanhas específicas.
Exemplo:
Para localizar pacientes com vacina de gripe atrasada, use:
Status: Atrasada
Vacina: GRIPE
4.4 Unidade preferencial
Esse filtro mostra pacientes conforme a unidade onde eles costumam se vacinar com mais frequência.
Exemplo:
Unidade preferencial: COHAJAP
Esse filtro ajuda a equipe da unidade a trabalhar sua própria carteira de pacientes.
4.5 Última unidade utilizada
Esse filtro mostra pacientes conforme a última unidade onde tiveram vacina aplicada.
Ele pode ser usado para identificar pacientes que estiveram recentemente em determinada unidade.
4.6 Data inicial e data final
Os filtros de data permitem limitar o período analisado.
A data pode ser usada para observar:
- vacinas previstas em determinado período;
- vacinas aplicadas em determinado período;
- campanhas futuras;
- pendências acumuladas.
Uma boa prática é começar por um período maior e depois refinar conforme a necessidade.
4.7 Unidade da aplicação
Esse filtro mostra a unidade onde a vacina foi efetivamente aplicada.
Ele é mais útil para análise de histórico e produção realizada.
Para ações de convocação, normalmente a unidade preferencial é mais importante.
4.8 Convênio
Permite filtrar pacientes por convênio.
Esse filtro ajuda em campanhas específicas por contrato, empresa, pacote ou perfil de atendimento.
Exemplo:
Convênio: PARTICULAR
Status: Atrasada
Com esse filtro, a equipe pode visualizar oportunidades de contato com pacientes particulares.
4.9 Bairro
Permite filtrar pacientes por bairro.
Esse filtro pode ajudar em campanhas geográficas ou ações direcionadas por região.
4.10 Faixa etária
Permite filtrar pacientes por grupo de idade.
Exemplos:
- 1 a 4 anos;
- 5 a 9 anos;
- 10 a 19 anos;
- 20 a 39 anos;
- 40 a 59 anos;
- 60 anos ou mais.
Esse filtro é muito útil para campanhas por público.
Exemplo:
Para campanhas de vacinas voltadas a idosos, selecione:
Faixa etária: 60 anos ou mais
4.11 Origem
A origem ajuda a entender de onde vem o registro da vacina.
Exemplos:
- Planejado;
- Planejado e aplicado;
- Aplicado sem planejamento.
Esse filtro ajuda a separar o que fazia parte do planejamento do paciente e o que foi aplicado de forma avulsa.
4.12 Sexo
Permite filtrar pacientes conforme o sexo informado no cadastro.
4.13 Gestante
Permite filtrar pacientes marcadas como gestantes, quando essa informação estiver preenchida.
4.14 Contato
Permite filtrar pacientes com ou sem contato cadastrado.
Opções comuns:
- Com contato;
- Sem contato.
Esse filtro é importante para organizar ações da equipe.
Para campanhas de convocação, normalmente o ideal é começar por:
Contato: Com contato
4.15 Dose
Permite filtrar por dose da vacina.
Exemplos:
- 1ª dose;
- 2ª dose;
- reforço;
- dose única.
4.16 Encaminhador
Permite filtrar pacientes por encaminhador, quando essa informação estiver preenchida.
Esse filtro ajuda a entender a origem dos pacientes e pode apoiar ações de relacionamento.
4.17 Profissão
Permite filtrar conforme a profissão informada no cadastro do paciente.
4.18 Ocupação do pai e ocupação da mãe
Esses filtros ajudam a qualificar melhor o perfil familiar do paciente, principalmente em campanhas infantis.
Exemplo:
Em campanhas para crianças, pode ser útil analisar ocupações dos responsáveis para entender perfis de público e melhorar a abordagem.
5. Cards do topo
Na parte superior do painel, há cards com os principais indicadores resumidos.
Eles ajudam o usuário a entender rapidamente o tamanho da base filtrada.
Registros
Mostra a quantidade total de registros encontrados no filtro atual.
Um mesmo paciente pode aparecer em mais de um registro, caso tenha mais de uma vacina.
Pacientes
Mostra quantos pacientes diferentes aparecem no filtro atual.
Esse número é importante para medir o tamanho real da lista de contato.
Atrasadas
Mostra a quantidade de vacinas atrasadas dentro do filtro atual.
Esse card deve ser observado com atenção, pois indica prioridade de convocação.
Planejadas
Mostra a quantidade de vacinas planejadas.
Ajuda a equipe a se antecipar e organizar contatos futuros.
Aplicadas
Mostra a quantidade de vacinas aplicadas que estavam vinculadas a um planejamento.
Sem planejamento
Mostra a quantidade de vacinas aplicadas sem planejamento anterior.
Essa informação ajuda a entender aplicações avulsas e comportamento real dos pacientes.
Com contato
Mostra a quantidade de pacientes com telefone ou celular preenchido.
Esse número ajuda a identificar a base acionável.
Sem contato
Mostra a quantidade de pacientes sem contato preenchido.
Esses registros podem indicar necessidade de atualização cadastral.
6. Vacinas no filtro
O bloco “Vacinas no filtro” mostra quais vacinas aparecem com maior frequência dentro da seleção atual.
Ele ajuda a identificar quais vacinas representam maior volume de oportunidade.
Exemplo de leitura:
Se o usuário filtrar apenas vacinas atrasadas, esse bloco mostrará quais vacinas concentram mais atrasos.
Isso ajuda a definir campanhas.
Exemplo:
- GRIPE com maior volume;
- QDENGA com volume relevante;
- HPV com oportunidade específica;
- MENINGITE com público-alvo definido.
Dica de uso
Use esse bloco para escolher a campanha da semana.
Exemplo:
Se GRIPE aparece com maior volume de atraso, a equipe pode iniciar uma campanha de convocação para pacientes com gripe atrasada.
7. Distribuição por status
O bloco “Distribuição por status” mostra como os registros se dividem entre:
- atrasadas;
- planejadas;
- aplicadas;
- aplicadas sem planejamento.
Esse bloco ajuda a entender a situação geral da carteira.
Como interpretar
Se houver muitas vacinas atrasadas, existe oportunidade de convocação imediata.
Se houver muitas vacinas planejadas, existe oportunidade de campanha preventiva.
Se houver muitas aplicadas sem planejamento, pode haver comportamento de procura espontânea ou aplicação avulsa.
8. Pacientes encontrados
A tabela “Pacientes encontrados” mostra os pacientes que fazem parte do filtro atual.
Normalmente apresenta informações como:
- paciente;
- idade;
- convênio;
- bairro;
- unidade preferencial;
- última unidade utilizada;
- quantidade de vacinas atrasadas;
- quantidade de vacinas planejadas;
- contato.
Essa tabela é útil para organizar a lista de trabalho da equipe.
Como usar
Após aplicar os filtros desejados, observe os pacientes encontrados.
Exemplo de filtro para campanha:
Status: Atrasada
Vacina: GRIPE
Unidade preferencial: COHAJAP
Contato: Com contato
Com isso, a tabela mostrará os pacientes que devem ser acionados para regularizar a vacina selecionada.
Ver detalhes
Ao clicar em “Ver detalhes”, o painel abre a tela do paciente.
Essa tela mostra informações mais completas sobre o paciente e seu histórico vacinal.
9. Detalhamento planejado x aplicado
A tabela de detalhamento mostra os registros de vacinação conforme os filtros aplicados.
Ela pode apresentar informações como:
- paciente;
- vacina;
- dose;
- status;
- origem;
- data de referência;
- unidade da aplicação;
- unidade preferencial;
- última unidade utilizada;
- contato.
Essa é a tabela principal para conferência operacional.
Como interpretar a data de referência
A data de referência ajuda a ordenar e interpretar o registro.
Em geral:
- para vacinas aplicadas, a data de referência representa a data da aplicação;
- para vacinas planejadas ou atrasadas, a data de referência representa a data prevista;
- para registros sem data preenchida, o painel poderá mostrar “Não informado”.
10. Tela de detalhes do paciente
A tela de detalhes do paciente aparece quando o usuário seleciona um paciente específico.
Ela ajuda a visualizar o histórico daquele paciente de forma individual.
Normalmente apresenta:
- nome do paciente;
- código;
- idade;
- faixa etária;
- convênio;
- bairro;
- telefone;
- celular;
- e-mail;
- nome do pai;
- nome da mãe;
- responsável;
- unidade preferencial;
- última unidade utilizada;
- resumo de vacinas;
- histórico planejado x aplicado.
Quando usar
Use a tela de detalhes quando a equipe precisar entender melhor a situação de um paciente antes de entrar em contato.
Exemplo:
Um paciente pode ter várias vacinas atrasadas. Antes de ligar ou enviar mensagem, a equipe pode abrir os detalhes para entender melhor quais vacinas estão pendentes.
11. Exportar Excel
O botão “Exportar Excel” permite gerar uma planilha com os dados filtrados.
A exportação respeita os filtros aplicados no painel.
Isso significa que, se o usuário filtrar apenas pacientes com GRIPE atrasada, o Excel será gerado somente com os registros desse filtro.
Quando usar
Use a exportação para:
- montar lista de contato;
- enviar lista para a equipe;
- fazer conferência interna;
- organizar campanha por unidade;
- salvar histórico de uma ação;
- trabalhar os dados fora do painel.
Dica importante
Antes de exportar, confira se os filtros estão corretos.
Exemplo:
Para gerar uma lista de convocação, uma boa combinação é:
Status: Atrasada
Vacina: GRIPE
Unidade preferencial: unidade desejada
Contato: Com contato
12. Como usar o painel no dia a dia
Uma forma prática de utilização é:
- Definir o período desejado.
- Escolher o status principal.
- Selecionar a vacina, se a campanha for específica.
- Filtrar por unidade preferencial, quando a ação for por unidade.
- Filtrar por contato, quando o objetivo for convocação.
- Observar os cards do topo.
- Analisar as vacinas no filtro.
- Ver a lista de pacientes encontrados.
- Abrir o detalhe do paciente quando necessário.
- Exportar a lista para ação da equipe.
13. Exemplos de análises possíveis
Com o painel, o usuário pode responder perguntas como:
- Quais pacientes estão com vacina de GRIPE atrasada?
- Quantos pacientes têm QDENGA planejada ou atrasada?
- Quais pacientes da unidade preferencial Cohajap precisam ser chamados?
- Quais pacientes 60+ possuem vacinas pendentes?
- Quais crianças de 1 a 4 anos têm calendário incompleto?
- Quais pacientes particulares possuem vacinas atrasadas?
- Quais pacientes da VALE S.A. possuem pendências?
- Quais vacinas concentram maior volume de atraso?
- Quais pacientes têm contato cadastrado?
- Quais pacientes precisam de atualização cadastral?
- Qual foi a última unidade utilizada pelo paciente?
- Onde o paciente costuma se vacinar com mais frequência?
14. Sugestões de campanhas
O painel pode ser usado para organizar campanhas de forma mais direcionada.
Campanha de vacina atrasada
Filtro sugerido:
- Status: Atrasada;
- Contato: Com contato;
- Unidade preferencial: unidade responsável pela ação.
Depois, selecione a vacina desejada.
Exemplo:
- GRIPE;
- QDENGA;
- HPV;
- MENINGITE;
- HERPES ZOSTER.
Campanha de vacinação infantil
Filtro sugerido:
- Faixa etária: 1 a 4 anos;
- Status: Atrasada ou Planejada;
- Contato: Com contato.
Essa análise ajuda a identificar crianças com calendário incompleto.
Campanha para adolescentes
Filtro sugerido:
- Faixa etária: 10 a 19 anos;
- Vacinas: HPV, MENINGITE ACWY ou MENINGITE B;
- Status: Atrasada ou Planejada.
Campanha para idosos
Filtro sugerido:
- Faixa etária: 60 anos ou mais;
- Status: Atrasada ou Planejada;
- Vacinas conforme protocolo interno da clínica.
Esse público pode ser trabalhado com abordagem mais consultiva e preventiva.
Campanha por convênio ou empresa
Filtro sugerido:
- Convênio: selecionar o convênio desejado;
- Status: Atrasada;
- Contato: Com contato.
Esse tipo de filtro ajuda em ações específicas com empresas, pacotes ou contratos.
15. Dicas para abordagem comercial
O painel ajuda a equipe a fazer uma abordagem mais precisa.
Em vez de entrar em contato de forma genérica, a equipe pode falar com base em uma pendência específica.
Exemplo de abordagem:
“Identificamos que existe uma vacina pendente no cadastro do paciente. Estamos organizando a atualização do calendário vacinal pela unidade onde ele costuma ser atendido. Podemos verificar o melhor horário para regularizar?”
Outra opção:
“Estamos revisando os calendários vacinais e apareceu uma vacina prevista ou atrasada no cadastro. Podemos ajudar a conferir essa pendência?”
A abordagem deve ser feita sempre com cuidado, clareza e respeito ao paciente.
O ideal é transmitir a ideia de acompanhamento e organização do calendário, não apenas de venda.
16. Boas práticas
Para aproveitar melhor o painel:
- comece sempre pelo período;
- use o status para definir a intenção da análise;
- filtre por vacina quando quiser montar uma campanha específica;
- use a unidade preferencial para dividir o trabalho por unidade;
- use “Com contato” para gerar listas acionáveis;
- consulte os detalhes do paciente antes de contatos mais importantes;
- evite aplicar muitos filtros ao mesmo tempo sem necessidade;
- verifique registros “Não informado” para identificar cadastros incompletos;
- exporte para Excel somente após conferir os filtros;
- acompanhe os resultados das ações realizadas pela equipe.
17. Cuidados na interpretação
O painel depende das informações registradas no sistema.
Por isso, algumas situações podem ocorrer:
- paciente sem telefone ou celular;
- paciente sem bairro preenchido;
- unidade não informada;
- convênio desatualizado;
- ocupação dos pais não preenchida;
- encaminhador não informado;
- histórico incompleto.
Quando isso acontecer, o painel poderá mostrar “Não informado”.
Esses casos também são oportunidades de melhoria cadastral.
18. Leitura recomendada para gestão
Para uma leitura gerencial, observe principalmente:
- total de pacientes com pendências;
- vacinas com maior volume de atraso;
- unidades com maior carteira de pacientes;
- pacientes com contato disponível;
- convênios com maior volume de oportunidades;
- faixas etárias com maior quantidade de pendências;
- pacientes com várias vacinas pendentes;
- campanhas com maior potencial de retorno.
Essas informações ajudam a transformar o painel em uma ferramenta de gestão e ação comercial.
19. Finalidade prática
O Painel de Vacinação foi criado para facilitar a identificação de oportunidades de convocação e acompanhamento vacinal.
Ele permite que a clínica deixe de trabalhar apenas de forma reativa e passe a atuar de maneira mais ativa, organizada e direcionada.
Ao utilizar corretamente os filtros, cards, rankings e detalhes dos pacientes, a equipe consegue transformar os dados do sistema em ações práticas de relacionamento, cuidado e geração de receita recorrente.
O maior valor do painel está em permitir que a equipe saiba exatamente:
quem chamar, por qual motivo, em qual unidade e com qual prioridade.