Ficha de Atendimento – Sistema Biodata

março 24, 2025 - Manual do Biodata

Introdução

A ficha de atendimento do sistema Biodata é o local onde são registrados os dados do paciente, do atendimento e da fatura. Ela é essencial para clínicas e hospitais que desejam manter um controle organizado, preciso e eficiente dos atendimentos realizados.

Acesso à Ficha de Atendimento

Para acessar a ficha de atendimento:

No menu lateral, clique em Atendimento.
Em seguida, clique em Atendimento.

A imagem inicial exibirá diversos atalhos relacionados a rotinas clínicas. Clique em Atendimento na seção Atendimento para abrir a lista dos atendimentos do dia.

Lista de Atendimentos

A tela da lista de atendimentos exibe todos os atendimentos registrados no período informado.

Colunas principais:

Data e hora do atendimento
Número do atendimento
Tipo (Consulta, Exame, Internação, etc.)
Paciente
Idade
Status (Aberto, Fechado, Finalizado, Cancelado)
Recebido (SIM ou NÃO)
Médico solicitante
Convênio e Plano
Triagem (SIM ou NÃO)
Procedimentos registrados
Classificação Preferencial (se aplicável)

Os usuários podem organizar a ordem das colunas arrastando conforme sua preferência. Essa ordenação fica padronizada para o usuário logado.

Para iniciar um novo atendimento, clique no botão Novo.

Botões da Parte Superior da Tela

Novo Paciente: utilizado quando o usuário já sabe que o paciente ainda não tem nenhum atendimento registrado no sistema.
Pesquisar: o usuário pesquisa se o paciente já existe na base. É possível fazer o cadastro de um paciente novo também por esse botão.
Salvar: salva as informações e valida os dados. Se tudo estiver de acordo com as regras configuradas, o sistema passa para a aba Faturamento.
Médico: serve para cadastrar médicos solicitantes que ainda não existem na base de dados.
Consultar Preço: serve para o usuário consultar os preços dos procedimentos.
Chamar Senha: abre a tela onde o usuário visualiza e chama as senhas em espera.
Últimos Atd.: lista os últimos atendimentos do paciente selecionado.
Cancelar: cancela a atividade em execução.
Sair: fecha a tela da ficha de atendimento.

Primeira Aba: Dados do Paciente

Ao clicar em Novo, será aberta a ficha com três abas principais:

Dados do Paciente
Dados do Atendimento
Fatura

Etapas iniciais:

Clique em Pesquisar para buscar o paciente.
A pesquisa pode ser feita por nome, código, CPF ou data de nascimento.
Se o paciente já estiver cadastrado, selecione-o na lista. Os dados serão preenchidos automaticamente com base na última visita.
Se o paciente não existir, pressione Enter para adicioná-lo.

Informações do Paciente

Preencha ou revise os seguintes campos:

Nome (obrigatório)
Nome Social (se houver)
Nascimento, Sexo, Estado Civil
Preferencial: indica atendimento prioritário. Caso selecionado, o sistema permite classificar o tipo de preferência entre as opções:
- AUTISTA
- OBESO
- IDOSO +60
- IDOSO +80
- GESTANTE
- DEFICIENTE FÍSICO
- LACTANTE
Identidade/RG, CNS, CPF
Nome dos Pais, Mãe e Pai (há um botão de Mais (+) ao lado do campo Pai para abrir a tela completa de filiação).
RN (Recém-nascido) e Oncológico: selecione se aplicável.

Dados do Responsável

Nome, RG, Telefone, Parentesco, Ocupação, E-mail (caso o paciente seja menor ou incapaz).

Endereço

CEP: ao digitar o CEP, o sistema completa automaticamente cidade, estado, município.
Endereço, Número, Complemento, Bairro.

Contatos

Telefone e Celular (com opção para número internacional).
E-mail.

Dados adicionais (ao clicar em “+”)

A aba de Filiação permite cadastrar:

Dados do Pai e Mãe: Nome, CPF, E-mail, Telefone, Celular, Ocupação.
Dados do Responsável: Nome, CPF, Contato.
Dados para Emissão de Nota Fiscal: Nome, CPF, Telefone, Celular, E-mail, Ocupação.

Após preencher todos os dados, clique em Avançar para seguir para a próxima aba da ficha.

Segunda Aba: Dados do Atendimento

Informações do Atendimento

Encaminhador: permite registrar como o paciente chegou até a clínica (amigo, médico, Instagram, rádio, etc.). Há uma tela para cadastrar tipos de encaminhadores e gerar relatórios.

Convênio: selecione o convênio do paciente.

Plano: plano de saúde vinculado ao convênio.

Carteira: número da carteirinha do convênio.

Validade: validade da carteirinha.

Cadastro Antecipado: permite registrar a ficha previamente. Pode ser resgatada depois e atualizada com a nova data de atendimento.

Aguardando Autorização: usado quando o paciente está esperando autorização do convênio. Enquanto estiver marcado, o atendimento não aparece na fila do médico e não será considerado no repasse. Essa opção permite que o paciente que chegou primeiro registre a ficha antes da autorização do convênio, minimizando a chance de perder sua vez no atendimento com o médico.

Titular: titular do convênio (em caso de dependentes).

Tipo de Entrada: define a categoria principal do atendimento, podendo ser “Consulta”, “Exame”, “Retorno”, “Internação”, “Pequeno Atendimento”, entre outros.

Dias p/ Coparticipação: define após quantos dias será considerada a coparticipação. Esse recurso é utilizado para planos em que o paciente paga uma parte do valor do atendimento após um certo período. Ao alcançar o número de dias definidos, o sistema gera automaticamente o valor de coparticipação que o paciente deverá pagar, conforme os termos do plano. Essa funcionalidade reduz erros e garante que a clínica receba corretamente o valor acordado entre paciente e plano de saúde.

Tipo de Atendimento: especifica o tipo de atendimento dentro da categoria definida no Tipo de Entrada. Por exemplo:

Para Internação: Clínica, Cirúrgica, Psiquiátrica.

Para Consulta: Primeira Consulta, Retorno.

Local Externo: utilizado para procedimentos realizados fora da clínica (honorário individual).

Clínica/Indicação: campo de uso exclusivo para guias TISS, preenchido com a indicação clínica.

CID: código da doença segundo a CID-10.

Local de Atendimento: define o local onde será realizado o atendimento dentro da unidade.

Tipo (Eletiva/Emergência): se for emergência, será necessário informar o setor correspondente.

Tipo de Acomodação: tipo de acomodação disponível para o paciente.

Leito: número ou identificação do leito.

Diárias Aut.: número de diárias autorizadas pelo convênio.

Dados do Médico

Solicitante: é o médico que solicitou o procedimento.
Realizante: é o médico que vai realizar o atendimento.
Especialidade: preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do médico realizante.

Dados da Guia

Número da Guia: identifica a solicitação de atendimento junto ao convênio. É necessário para o faturamento e auditoria dos procedimentos realizados.
Autorização / Data: data em que o convênio autorizou o atendimento. Atendimentos realizados fora da validade podem ser recusados.
Senha: código fornecido pelo convênio que confirma a liberação do atendimento. Sem ela, o convênio pode negar o pagamento.
Senha / Validade: data limite para utilização da autorização concedida pelo convênio.
Guia Principal: utilizada em casos de procedimentos vinculados, indicando a guia principal da qual esse atendimento faz parte.
Guia Operadora: guia utilizada para faturamento junto à operadora do plano de saúde.

Observações

Observação Cliente: utilizada para registrar uma observação permanente sobre o paciente. Essa informação aparece em todos os atendimentos. Exemplo: “Paciente é pai do Drº Alexandre”.
Observação Atendimento: campo para observações pontuais sobre esse atendimento específico. Exemplo: “Paciente está com dor intensa”.

Indicador de Acidente

Utilizado para fins de preenchimento de guias TISS, define se o atendimento é decorrente de:

Acidente de trabalho
Acidente de trânsito
Outro tipo de acidente
Não se aplica

Tipo de Saída

Também utilizado para TISS, indica o desfecho do atendimento, como:

Alta
Transferência
Óbito
Retorno agendado

Tipo de Doença

Aguda ou Crônica: define se o atendimento se refere a uma doença aguda (início recente) ou crônica (condição persistente).
Tempo da Doença: registra o tempo decorrido desde o início dos sintomas, podendo ser em dias, meses ou anos. Este dado é fundamental para a categorização correta do atendimento na guia TISS.

Após preencher todos os dados, clique em Avançar para seguir para a próxima aba da ficha.

Terceira Aba: Fatura

A aba Fatura permite registrar os procedimentos e demais itens cobrados no atendimento. Ela é dividida em três guias:

Guia “PROCEDIMENTOS”

Procedimento: selecione o nome ou código do procedimento realizado.
Quantidade: número de vezes que o procedimento foi realizado.
Local do Atendimento: onde o procedimento foi executado (consultório, enfermaria, centro cirúrgico, etc.).
Médico: profissional que realizou o procedimento.
Posição Profissional: define o papel do profissional na execução do procedimento (Cirurgião, Auxiliar 1, Anestesista, etc.).
Via de Acesso: forma de acesso ao local do procedimento (Diferentes vias, Mesma via, Única).
Técnica: técnica utilizada, como convencional, vídeo, etc.
Não faturar pacote: opção usada quando o atendimento faz parte de um pacote, mas esse procedimento específico não deve ser incluído no faturamento do pacote.

Após o preenchimento, clique em Salvar para que o procedimento seja adicionado à grade inferior, onde constam:

Código
Descrição do procedimento
Preparo (se houver)
Local
Quantidade
Valor unitário
Total
Data de inclusão

O campo TOTAL no canto inferior direito exibe o valor total dos itens inseridos até o momento.

Guia “OUTRAS DESPESAS”

Essa guia permite registrar itens adicionais utilizados no atendimento que não são procedimentos, como medicamentos, materiais ou insumos.

Campos disponíveis:

Despesa: selecione o tipo de despesa (ex: Medicamentos, Materiais).
Código TISS: utilizado para fins de faturamento junto aos convênios, conforme o padrão TISS.
Valor: valor unitário da despesa.
Quantidade: número de unidades utilizadas.
Data, Entrada e Saída: horários referentes ao uso da despesa no atendimento.

Após salvar, as despesas registradas aparecerão na grade inferior com colunas para:

Data
Tipo da despesa
Código TISS
Descrição da Despesa
Unidade
Quantidade
Valor unitário
Total
Usuário que registrou

Guia “TAXAS”

Essa guia permite o lançamento de taxas específicas que fazem parte do atendimento (como taxa de sala, instrumentação, anestesia, etc.).

Campos disponíveis:

Tabela: permite filtrar taxas com base em uma tabela previamente cadastrada.
Taxa: selecione a taxa aplicável.
Valor: valor unitário da taxa.
Quantidade: quantidade de vezes em que a taxa se aplica.
Data e Horário: data e hora da aplicação da taxa.

As taxas registradas aparecerão na grade com as colunas de:

Data
Tipo
Nome da Taxa
Unidade
Quantidade
Valor
Total
Usuário responsável

Botões da Parte Inferior da Aba Fatura

Na parte inferior da aba Fatura, estão disponíveis botões de acesso rápido a funcionalidades úteis para o atendimento:

Atendimento: imprime a ficha de atendimento do paciente.
Fatura: imprime o documento de fatura do atendimento.
Prontuário: imprime a ficha de atendimento de emergência (prontuário).
TISS: gera a guia no padrão TISS (para operadoras de saúde).
Anexar: permite anexar arquivos (imagens ou PDFs) ao atendimento.
Doc. Pessoais: abre a tela de documentos padrões do sistema, preenchidos com os dados do paciente.
Lançar Tratamento: vincula esse atendimento a um tratamento (sessões). Um tratamento pode conter vários atendimentos, e essa funcionalidade permite o gerenciamento completo das sessões do paciente.
PDV: permite abrir o ponto de venda (caixa) diretamente da ficha de atendimento, sem sair da tela.
Receb. Part.: permite realizar o recebimento financeiro, quando o atendimento é do tipo particular.

Esses botões agilizam a rotina da recepção e do faturamento, integrando documentos, pagamentos e prontuários à mesma tela de atendimento.

Considerações Finais

A ficha de atendimento do Biodata foi desenvolvida para oferecer praticidade, segurança e organização às clínicas, consultórios e hospitais. Seu correto preenchimento não só assegura um atendimento de qualidade ao paciente, mas também reduz riscos de glosas, melhora a comunicação interna e garante a eficiência nos processos de faturamento.

É fundamental que os profissionais responsáveis estejam atentos aos detalhes de cada campo e utilizem todas as funcionalidades disponíveis, como os registros de observações, anexos, vínculos com tratamentos, controle de guias e dados clínicos. O sistema também oferece suporte a padrões exigidos por operadoras de saúde, como o TISS, ampliando a confiabilidade do processo.

Além disso, a integração com recursos como abertura de caixa (PDV), recebimento particular e relatórios permite que todas as etapas do atendimento — do cadastro ao pagamento — sejam realizadas em um único ambiente digital.

A familiaridade com os botões, abas e comandos descritos neste manual capacita os usuários a aproveitarem ao máximo o potencial do sistema. Pequenos cuidados no uso diário fazem grande diferença na experiência do paciente e na eficiência da instituição.

Seja na recepção, na triagem, na consulta médica ou no faturamento, o Biodata está a serviço do humano — impulsionando talentos, organizando processos e transformando o atendimento em saúde.