Funcionalidade de Autoagendamento de Exames no Portal do Paciente Biodata PWA
Como parte do projeto de implantação e evolução do Portal do Paciente Biodata PWA, será disponibilizada uma nova funcionalidade de autoagendamento de exames online, permitindo que o paciente realize seu agendamento de forma prática, organizada e compatível com as regras operacionais da clínica.
O objetivo é permitir que o Biodata passe a atender, além do autoagendamento de consultas já existente, também o autoagendamento de exames, com estrutura adequada para grupos, subgrupos, regras específicas de duração dos procedimentos e coleta das informações obrigatórias para realização do exame.
1. Objetivo da entrega
Disponibilizar no Biodata PWA uma rotina de agendamento online de exames que permita:
- organizar a oferta de horários por tipo de atendimento;
- diferenciar grupos e subgrupos de exames;
- controlar a disponibilidade real da agenda de exames;
- respeitar procedimentos que demandam tempo ampliado;
- coletar dados do médico solicitante;
- receber anexos necessários ao agendamento;
- melhorar a experiência do paciente no agendamento digital;
- dar à clínica maior autonomia e precisão na abertura de vagas.
2. Funcionalidades previstas no escopo
2.1. Cadastro de Grupos de Exames
Será criada no Biodata uma nova estrutura de cadastro para Grupos de Exames.
Exemplos:
- Ultrassonografia
- Tomografia
- Ressonância Magnética
- Mamografia
Essa estrutura permitirá organizar os exames de forma mais adequada para uso interno e para exibição no portal do paciente.
2.2. Cadastro de Subgrupos de Exames
Cada grupo poderá possuir seus respectivos Subgrupos de Exames, permitindo maior detalhamento no momento da abertura da agenda e no autoagendamento do paciente.
Exemplos:
- Grupo: Ultrassonografia
- Subgrupo: Ultrassom Abdome Total
- Subgrupo: Ultrassom Obstétrico
- Subgrupo: Ultrassom de Tireoide
- Grupo: Ressonância Magnética
- Subgrupo: RM Crânio
- Subgrupo: RM Joelho
- Subgrupo: RM Abdome Superior
Essa estrutura permitirá que o agendamento online seja mais específico e aderente à rotina da clínica.
2.3. Geração de horários com definição do tipo de agenda
Ao gerar horários na agenda, o usuário poderá definir se as vagas serão destinadas para:
- Consultas
- Exames
- Indeterminado
Essa definição permitirá separar com mais clareza os horários ofertados no sistema e garantir que o portal do paciente mostre apenas as vagas compatíveis com o tipo de atendimento desejado.
2.4. Geração de horários para Grupo e Subgrupo
Na abertura das vagas de exames, o usuário poderá definir se o horário será disponibilizado para:
- um Grupo de Exames e um Subgrupo específico, ou
- apenas para o Grupo de Exames, sem restringir a um subgrupo
Regra de funcionamento:
- Quando o horário for aberto para Grupo + Subgrupo, o paciente só poderá agendar exames daquele subgrupo específico.
- Quando o horário for aberto somente para o Grupo, sem informar subgrupo, o paciente poderá agendar qualquer subgrupo pertencente àquele grupo.
Isso dará mais flexibilidade para a clínica, permitindo abrir horários genéricos ou específicos, conforme sua estratégia operacional.
2.5. Exibição estruturada dos exames no Portal do Paciente
No portal do paciente, os exames serão apresentados de forma organizada, considerando a estrutura de:
- Grupo de Exames
- Subgrupo de Exames
Isso permitirá uma navegação mais clara para o paciente no momento do autoagendamento, tornando a escolha do procedimento mais intuitiva.
2.6. Coleta de dados do médico solicitante
Durante o fluxo de agendamento do exame, o paciente deverá informar os dados do médico solicitante, incluindo:
- nome do médico solicitante;
- UF do conselho;
- número do CRM.
Essas informações passarão a compor o fluxo do autoagendamento, permitindo que a clínica receba os dados essenciais vinculados ao pedido médico do exame.
2.7. Anexo da guia de solicitação do exame
O sistema permitirá que o paciente anexe, durante o agendamento, a imagem da guia de solicitação do exame.
Esse recurso permitirá que a clínica tenha acesso prévio ao documento enviado pelo paciente, contribuindo para conferência e validação das informações antes do atendimento.
2.8. Anexo da carteira do convênio
Para os casos de agendamento vinculados a convênio, o sistema permitirá também o anexo da imagem da carteira do plano de saúde.
Essa funcionalidade apoiará o processo de conferência cadastral e validação do atendimento conforme as regras do convênio.
2.9. Campos e anexos vinculados ao fluxo do portal
O portal do paciente passará a contemplar, dentro da jornada de agendamento de exames, etapas específicas para:
- preenchimento dos dados do médico solicitante;
- envio da solicitação médica;
- envio da carteira do convênio, quando aplicável;
- conferência final dos dados antes da confirmação do agendamento.
Essa estrutura deixará o fluxo mais completo e mais aderente à operação da clínica.
2.10. Reserva automática de múltiplos horários para exames com maior duração
Será criada uma nova funcionalidade para permitir que determinados exames consumam mais de um horário consecutivo da agenda, de forma automática.
Exemplo:
Se determinado exame exigir tempo ampliado, o sistema poderá reservar:
- 09:00
- 09:30
Nesse cenário, ao confirmar o agendamento, o sistema efetuará automaticamente a ocupação dos dois horários.
2.11. Parametrização da quantidade de horários a reservar
O exame poderá possuir uma configuração específica informando quantos horários consecutivos devem ser bloqueados automaticamente no momento do agendamento.
Exemplo de regra:
- Exame padrão: reserva 1 horário
- Exame com maior duração: reserva 2 horários consecutivos
Essa lógica permitirá adequar a agenda à duração real do exame, evitando sobreposição de pacientes e conflitos operacionais.
2.12. Validação de disponibilidade para exames que exigem múltiplos horários
O portal do paciente exibirá apenas horários que realmente atendam à regra de duração do exame.
Exemplo:
Se um exame exige 2 horários consecutivos, o sistema somente mostrará ao paciente horários em que exista:
- o horário inicial disponível; e
- o horário imediatamente seguinte também disponível.
Caso já exista ocupação que impeça a reserva em sequência, aquele horário não será apresentado como opção no autoagendamento.
Isso garantirá coerência operacional e evitará agendamentos inviáveis.
2.13. Bloqueio automático do horário complementar
Ao ser confirmado o agendamento de um exame que exige mais de um horário, o sistema realizará automaticamente o bloqueio do(s) horário(s) complementar(es), sem necessidade de ação manual do usuário.
Essa automação é essencial para garantir:
- integridade da agenda;
- segurança operacional;
- eliminação de falhas humanas na reserva de tempo adicional.
2.14. Exibição de orientações e preparo do exame
O fluxo do portal poderá apresentar ao paciente as orientações e o preparo do exame antes da conclusão do agendamento, conforme parametrização do procedimento.
Isso ajudará a clínica a reforçar instruções importantes ainda durante o processo de confirmação.
2.15. Conferência final dos dados do agendamento
Antes da conclusão, o sistema apresentará uma etapa de verificação final dos dados, reunindo informações como:
- paciente;
- convênio;
- exame selecionado;
- clínica/local;
- data e horário;
- médico solicitante;
- CRM e UF;
- anexos e informações complementares aplicáveis ao fluxo.
Essa etapa permitirá ao paciente revisar os dados antes da confirmação definitiva.
2.16. Emissão de comprovante de agendamento
Após a conclusão do autoagendamento, o portal disponibilizará ao paciente um comprovante do agendamento, contendo os dados principais do exame marcado e, quando aplicável, as orientações de preparo.
2.17. Consulta de agendamentos no portal
O paciente poderá visualizar seus agendamentos realizados dentro do portal, acompanhando as marcações efetuadas.
2.18. Compatibilização com o Portal do Paciente PWA
A funcionalidade será disponibilizada no Portal do Paciente Biodata PWA, mantendo a proposta de autoatendimento digital.
O paciente poderá realizar o fluxo de autoagendamento de exames de forma online, conforme as regras de agenda previamente configuradas pela clínica no Biodata.
3. Benefícios operacionais esperados
Com essa entrega, a clínica passará a contar com:
- maior autonomia na oferta de vagas online;
- melhor organização da agenda de exames;
- redução de erros de agendamento;
- coleta estruturada dos dados do médico solicitante;
- recebimento prévio da guia médica e da carteira do convênio;
- possibilidade de trabalhar com exames simples e exames com duração ampliada;
- melhor experiência digital para o paciente;
- maior aderência do portal à rotina real do setor de imagem.
4. Regras gerais da entrega
O escopo contempla a implementação da lógica necessária para que o sistema:
- permita cadastrar grupos e subgrupos de exames;
- permita abrir horários com vínculo por grupo e subgrupo;
- permita horários genéricos por grupo;
- diferencie agendas de consultas, exames e indeterminadas;
- colete nome do médico solicitante, CRM e UF do conselho;
- permita anexar a guia de solicitação do exame;
- permita anexar a carteira do convênio, quando aplicável;
- respeite exames que exigem mais de um horário consecutivo;
- apresente no portal apenas horários válidos para cada exame;
- faça a reserva automática dos horários adicionais quando necessário;
- apresente conferência final e comprovante do agendamento.
5. Premissas
Para correto funcionamento da solução, considera-se que:
- os exames estarão devidamente organizados na nova estrutura de grupo e subgrupo;
- os parâmetros de duração/reserva adicional estarão corretamente definidos para os exames aplicáveis;
- a clínica realizará a abertura das agendas observando as regras operacionais desejadas;
- o portal exibirá apenas as vagas compatíveis com as configurações cadastradas no Biodata;
- a clínica validará quais anexos serão obrigatórios conforme sua operação e regras de atendimento.
6. Resultado esperado
Ao final da entrega, o Biodata passará a oferecer uma estrutura de autoagendamento online de exames mais robusta, permitindo que clínicas como a RMI operem com muito mais aderência à realidade de seus procedimentos, inclusive nos casos em que o paciente precise informar dados do médico solicitante, anexar documentos obrigatórios e realizar agendamento de exames com bloqueio automático de múltiplos horários da agenda.